OA办公软件篇（三）-审批流

编辑导语：审批流通俗说就是一个完整的审批流程，是一种被广泛应用于OA软件中的非常常见的工作流。本文作者分析了审批流的作用、迭代历程和具体是怎么实现的，一起来看一下吧。

在前面两篇文章中，我们分别讲了组织架构和权限管理，今天我们来讲一个跟组织架构关系比较密切的功能-审批流。

审批流，通俗来说就是一个完整的审批流程，是一种非常常见的工作流，被广泛应用于OA软件中。它的本质实际上是决策，是效率和责任的统一体。

在过去，我们拿着需要签字盖章的文件线下一个个办公室一个个人找过去签字盖章，这个过程就是审批流的原型；现在，我们将这个过程放到线上，解放了发起人的双腿和时间，让审批这个过程不再“艰难”，动动手指即可完成。

发起人将事项的相关信息放置于审批传送带，并自己选择或者系统自动帮助选择相关审批人，审批人根据主次和分工的不同，对自己管辖范围的那部分详细信息进行全面审核、决策并将意见进行传递；审批人会给出通过、驳回、协商等处理意见，最终抵达审批流最后一个层级进行最终的决策，并完成本次审批。

一、作用办公无纸化是企业办公的一个巨大的进步，那么审批流在企业中具体有着哪些作用呢？

1）节省员工时间，提升工作效率

发起人不必再为了一个审批单跑来跑去；审批人不必在工作途中不断被发起人打断，可以选择自己的时间批量处理审批单。

2）审批流程合规、合理

通过审批模板配置、审批规则内置等把控审批流程和合规、合理性，防止流不对人的问题产生，严格按照公司相关规定执行审批。

3）提供强有力的决策依据

审批流上每个环节的审批，都可以为下一个环节提供决策支持，而整体的审批流通过与否，也可以为公司的多项事务提供决策支持。

4）审批过程透明化，便于监管

通过特殊权限设置或者管理后台就可以查看相关/所有审批单审批和流转情况，可以对各环节决策过程、审批结果进行有效监管，尤其是财政相关的，杜绝“监管死角”。

5）全程可留档、可追溯

传统纸质版审批单易丢失，不容易保存，年久会变质，电子审批单则不存在这个问题，永久留档，随时可查可看，形成企业的永久性资料。

二、迭代历程看过我前两篇OA办公软件篇文章的同学都知道，我现在接手的这个OA产品整体架构及功能都是经历了重重迭代，踩了很多坑才步入正轨。

这里面有很多原因造成了这个结果，赶工期、产品经理能力问题、老板决策问题等等，所以每次我都会把一些过程组列出来，标明优劣，让大家在实际实践的过程中可以参考，真正的能够给到大家一些启示。

那么审批流这一块，我们又经历了怎么样的迭代过程呢？

第一阶段：一个层级，全部并行审批很明显，这又是一个偷懒的做法，实现了“审批”，但没有形成“流”。

在每一个审批单上把需要审批的人加上去，这些人不分层级，都可以进行审批，一旦有一个人审批不通过，那么这个审批单就是驳回的；只有当所有审批人都审核通过，这个审批单最终才是通过的。

这样做的坏处显而易见，根本算不上是真正的审批流。

第二阶段：有了审批“流”，内置审批人及规则审批有了层级，只有当上一个人审批完成且是审核通过的时候，才会流转到下一个审批人审批，不会把审批一股脑地全部推给所有的审批人，到谁了就推送给谁审批，清晰明了，不浪费时间。

同时，对一些很明确的审批，内置审批规则，比如请假三天以内只需要上级领导和人资审批、抄送上上级领导即可，那就把这个规则内置到这个审批单里面，在用户使用这个审批单的时候自动带出审批人，不需要用户再去想每个审批规则是什么，去询问应该要谁审批，直接一步到位。

第三阶段：自定义审批模板内置审批人及规则毕竟不够灵活，而且也不能经常性因为要调整审批流的规则就去修改程序，所以我们在第二个阶段的基础上设计了自定义审批模板，管理员可以在管理后台灵活设置审批模板。

三、具体实现1.审批流的构成要素审批发起者：审批流的创建者审批者：来审核这个审批单的人叫审批者，不同权限的员工起到不同阶段和不同效果的审批作用抄送者：抄送者不参与审批，只在审批结束之后获取审批信息，拥有知情权审批规则：比如统一审批节点添加多人，“一人驳回则审批整体驳回”和“该节点人全部驳回才算驳回”就属于两种审批规则审批内容：不同审批流的审批内容创建方式有所差异，与其关系的业务特性相关审批动作：审批动作分为通过和驳回，也可以设置中间状态，具体根据实际需求设计审批通知：需要谁审批的时候需要发消息给审批者，审批流结束之后需要通知发起者，通知方式不限

2.通常都有哪些审批流通常审批流分为人事审批（请假、离职等）、财务审批（报销、备用金等）、其他审批（印章、权限等），具体存在哪些审批需要根据当前公司的使用需要进行设计。示例如下：

3.移动端实现1）审批查询和发起入口

在审批查询模块有两个功能点，见下图：

审批列表，分为三个状态：我发起的审批、我处理的审批和抄送我的审批。创建审批入口2）发起者-创建审批单

审批单分为两部分，一部分是与该审批事项相关需要填充的内容字段，以请假审批单为例，需要包含请假类型、请假时间、请假事由、代班人等，如下图所示：

另一部分是审批人和抄送人的选择，如下图所示：

这里面有三个关键点：

审批分级：可以自主增加或者减少审批层级审批人和抄送人选择：从组织架构中进行人员选择同一层级支持添加多个审批人3）审批者-处理审批单

当审批走到当前审批人的时候，推送消息给此人，提醒其对审批单进行处理。

处理的时候分为两个动作，同意或者拒绝，通常来说，拒绝的时候必须要给出理由，同意的时候理由则可以选填。

4.管理后台实现关于后台，管理后台主要分为两部分审批流查询监管和审批流模板配置。

1）审批流查询监管

在管理后台对各种类型的审批流进行查询监管，如下图所示：

2）审批流模板配置

审批流模板配置分为两部分，一部分是表单配置，另一部分是审批模板的配置。

这一块我建议直接在钉钉申请个公司去他们的管理后台研究，很清楚就能看明白这一块是怎么做的，不建议学习企业微信。

因为这块我只做了审批模板配置，表单配置没有做，所以下面重点展示一下审批模板配置后台部分：

审批模板配置主要是对每个审批流的审批人和抄送人进行了管理，可以由公司统一设置，或者由部门单独进行设置。

内置审批人、定义审批模板都强关联与组织架构，所以组织架构必须清晰正确，否则最终即使配置了模板，也没有办法带出正确的审批/抄送人员。

管理后台审批流模板列表查询页面如下：

管理后台审批模板配置页面如下所示：

审批人/抄送人选择如下图所示：

5.图形化说明审批流是工作流的一种，工作流有一个基本概念：工作流的图形化。

工作流产品提供一种图形化的方法来描述和实现工作流进程，进程的每个步骤以一个图形化的图标来表示。

通过对这些图标的连接，设计者就能够描述步骤之间的关系及路由。对每个步骤而言，设计者能够指定该步骤用户参与进程的界面和所需完成的任务所需的电子表格。

因为我觉得图形化在整体设计和开发上都是有一定难度的，而且很少被需要，所以在这里我们只提出这个概念，感兴趣的可以自己去了解一下，不过多的进行描述了。

四、写在最后OA办公软件基础设计部分，还有日志体系、通知体系、会议管理、合同管理、绩效考核等等，这个系列不再展开去讲了，如果有同学感兴趣的可以找我交流~

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以目标角色为视角拆解OA流程引擎

在数字化浪潮下，很多企业的审批流程已经从纸质审批、邮件审批转变成线上表单审批。其中流程引擎无需代码开发，仅通过托拉拽的方式，即可配置出适合企业业务的审批流程。本文从流程引擎的目标角色视角，拆解流程引擎如何设计，一起来看一下吧。

在数字化浪潮下，很多企业的审批流程已经从纸质审批、邮件审批转变成线上表单审批。对于企业而言，如果从0到1开发审批流程，那么不仅在初期开发还是后续的运维上，将会投入较高的成本。

流程引擎的价值在于此：无需代码开发，仅通过拖拉拽的方式，即可配置出适合企业业务需要的审批流程。一般在协同办公平台中都会内置流程引擎模块，比如钉钉、企业微信、飞书、泛微、蓝凌等，当然了，也有企业选择自行开发OA审批流程引擎系统。

一、发起人角色分析：发起人希望快速方便填写表单发起流程，且流程可顺畅完成审批。

流程引擎可以从以下几个维度来满足发起人的需求。发起人在审批阶段关注：

1）集中发起流程入口

常见的行政类、考勤类、财务类等，集中放在OA系统的发起页面中，方便员工快速找到流程入口。

2）提供w端和移动端

例如把审批流程的发起入口放在企业微信工作台中，方便用户随时随地发起申请。

（截图来自企业微信）

3）填写提醒

企业内部有些流程是需要员工定时发起的，该场景下，需要系统可消息提醒员工，并附上发起链接。比如：

在做年度绩效回顾时，需要员工在12月的第一周提交年度绩效表单员工需要在月底及时提交补卡申请等4）填写UI和交互友好

①填写内容尽量少

需要从业务角度出发精简需要填写的字段。自动赋值内容，可从业务系统带出，可关联带出，可自动计算。比如请假流程中可从HCM系统中带出员工的可调休小时，可根据员工选择的小时数，自动扣减。

（截图来自企业微信）

②如果填写内容无法再精简，则需要从展示方式进行考虑

比如分类、分页、分步骤填写。

在复杂字段填写需要有指引，在有规则的字段中内置校验。比如手机号填写可内置校验格式。

③支持保存草稿

有时候用户并不能一次性就可完成表单的填写或者是断网等环节因素，需要有草稿功能将已填写内容进行保存。

④批量发起

比如企业中有些申请流程只开放给HR运作岗位代理员工定期批量发起。

发起人在流程审批阶段希望：

5）允许催办

6）允许撤回

需要修改已填写的表单，可通过撤回功能进行撤回修改。

7）对审批过程感知

可查看流程的审批进度及后续的审批环节，关键节点和审批结束后可提醒发起人。

二、审批人角色分析：审批人希望可集中高效处理待审批的流程。

可以从以下几个方面进行设计来满足审批人的需求：

1）统一待办入口

将所有的审批流程集中在一个待办列表中，方便审批人集中审批。具体来说有两种设计框架。

业务系统发起—OA审批—结果回传/订阅状态变化回调通知，获取审批状态和数据OA发起和审批—结果回传/订阅状态变化回调通知，获取审批状态和数据2）w端和移动端审批

随时随地完成审批。

3）待办提醒

一般要求流程可实时提醒审批人进行审批。

4）汇总待办定时提醒

对于实时性要求不高的流程，审批人不希望经常被打扰，这种情况下汇总待办定时提醒就比较友好。

5）批量审批

对于关注度较低以及不需要审批人填写内容的审批，可提供批量审批的方式，方便审批人快速完成审批。

6）快速找到需要审批的流程

比如提供筛选和模糊搜索功能，帮助审批人快速找到目标流程。

7）可标记重点待办，支持筛选

帮助审批人区分待办。

当下流程在审批处理中暂时无法处理，审批人可对流程打标记，方便后续快速找到流程并继续审批处理。

8）表单内容需要审批人关注的内容重点突出

三、抄送人角色分析：抄送人希望可了解到相关审批流程，支持日常查询即可。

可以从以下几个方面进行设计来满足抄送人的需求，与审批人类似，也相对比较简单。

w端和移动端查看快速找到目标流程可标记重点流程知会，支持筛选总结：以上三个角色均为流程引擎的前台角色。现有的审批流程模块提供的功能，基本上覆盖了以上的所列出的内容，比较成熟。有些产品仍在深挖可提升用户体验的环节，比如集成OCR能力实现自动获取发票内容，提高报销申请的填写效率等等。

四、流程管理员角色分析：流程管理员负责流程的配置以及日常运维。诉求相对比较多：

1）希望可高效配置和调整流程

为此，流程引擎可以这样来设计：

①流程版本控制：流程版本更新不影响之前已经发起的流程审批，一个流程可开启任意一个版本。

②可复制流程：可复制已存在的流程进行修改。

③可以导出和导入流程配置。

④可以按照某种语言标签进行配置。

除了拖拉拽的方式配置流程之外，还可以提供按照代码格式编写的方式来配置流程。便于批量修改流程节点。比如一个流程中有10个分支，里面都有HR审批节点，需要批量修改节点的名称。按照目前可视化的配置方式，需要替换10次。如果有代码方式配置，只需要操作一次替换即可。

目前这种方式在流程引擎中还没有成型的产品。如果实现出来，就可以给流程管理员提供很多便利。

⑤可快速替换角色成员。

可以根据找到张三所在角色清单，并勾选其中的某些角色将张三替换成李四。

2）希望可以快速测试流程是否符合需求

为此，流程引擎可以这样来设计：

①可模拟测试。

②可支持UAT到正式服的配置导入。

3）同一个流程，可配置多个管理员，管理员操作具备操作日志

4）可对流程数据进行管理，比如批量作废/退回/归档流程

（截图来自泛微）

5）流程数据可导出，满足数据分析需要

五、企业内控角色分析：企业内控对企业内部审批流程的合规性负责。当然该角色也关注流程使用的便捷性。

1）限制用户提交次数和频率

（截图来自道一）

2）统一审批入口

这一点和审批人的诉求相同。

站在企业的角度，两种设计框架中都需要采用低代码/0代码完成与业务系统对接，以降低开发成本。

3）多种审批方式以满足合规要求

①多种方式选择审批人

（截图来自企业微信）

②多种审批方式

会签、或签、加签、顺序签署、自动审批。

关于自动审批，企业微信的审批流程设置中，可设置：

（截图来自企业微信）

自动跳过：

①审批人为空。

②表单内容满足一定条件；招聘需求申请中，如果申请的HC是审批人，则需要自动跳过审批人之前的审批节点。

③相邻两个节点的审批人相同且两个节点有一个不需要编辑内容。

4）多种审批路径

支持串行/并行/分支/汇总审批路径设置。

5）流程继承

发起人/审批人/管理员可以把审批人的待办审批交接给继任者，确保流程审批完整，避免因为发起人/审批人离职导致的审批流程中断或者无人认领的情况。

最好能与人员的离职业务流程进行关联，作为离职交接必须校验的内容。

6）流程流转异常处理

当流程流转过程中出现审批人离职或者审批节点为空的情况，支持处理，以确保流程继续流转。

（截图来企业微信）

7）流程引擎能引用业务系统作为数据源

比如项目报销流程，需要选择项目，项目名称需引用项目管理系统的作为数据源。

这样做有两点好处：

流程引擎在表单组件中，需支持数据源配置，减少代码开发。

8）审批效率提升

定时提醒发起，实时提醒审批流程问题快速沟通：可以与IM结合，对审批表单有疑问可快速发起沟通审批效率数据监控：可以对审批时效进行分析，以便优化流程审批环节9）流程数据可分数据权限设置

流程产生的表单数据可按照总部/分部进行数据范围切割，设置数据权限查看范围。比如绩效申请单，HRBP只能看到管理范围内的绩效数据。

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OA办公系统之流程审批，打破空间限制（一）

流程审批可谓是传统企业难啃的硬骨头，存在不必要的部门跑动，办事效率低，审批拖沓等等毛病。这样的结果只会消耗企业员工的时间与积极性，也会损失企业的效益。那么就没有解决这些困难的方法了吗？制定相关审批制度是一定要的，还要配合一定的工具使用，那就完美无缺了。

“OA办公系统流程审批让办公更加高效，也能打破空间的限制，加快部门间的协同工作”PHPOA负责人信誓旦旦地做出保证。

我相信每个员工都会用到流程审批功能，特别是流程的创建与我们每个员工都息息相关，那么如何新建流程审批呢？PHPOA负责人为我们解密：

一、新建流程审批：

打开OA办公系统，我们会看到“流程审批”栏目下，存在着“新建流程”的功能，点击进去，找到相关类目（采购类、行政类、人事类、财务类或其他类目），就拿最基本的请假单来说，它就藏在人事类目下，例如借款单就在运维类目下等等，找到相应的审批表单，填写相关信息。

我们就以请假单做示范吧，打开休假申请表（请假单），姓名与部门已自动生成，无需我们过多填写，将请假开始时间，请假结束时间，请假天数，到岗时间填写完整，将请假类别勾选好后，流程签批意见上可以写上请假事由，即可转交下一步。

下一步为审批人员，一般单位都会设定好审批人员名字（即你的上级），无需我们自己选择（但也有特殊的审批需要我们依据当时的状况选择审批人员），我们只需在电脑一端等待所有的审批通过后，即可放心地办事去啦。

二、特别注意的是：

在创建流程时，对于不熟悉的流程审批，我们一定要先查看流程图，流程图里会清晰地告诉你如何创建一个表单的审批，以及步骤提示。

在OA办公系统手机OA上，也能进行流程创建操作。

PHPOA软件！专业OA办公软件开源服务提供商，采用PHP+MYSQL开源语言，一直致力于应用管理软件基层研发，现己推出企业、政府、集团、SAAS等应用平台！而且，PHPOA企业运营管理平台还能通过增减功能模块，让购买系统的价格进行调整，来满足不同企业的办公需求。